Ano. Avšak ŽoP nebude podána na stranu poskytovatele, dokud není podepsána příslušná ZoR. Zůstává tedy ve stavu „Podepsána“. Předpokladem je rovněž vygenerovaný harmonogram ZoR. ŽoP a ZoR jsou při prvním podání vzájemně provázané, při následujících verzích jsou již tyto moduly oddělené.
Přílohy k ŽoP je nutné dodat pouze v elektronické podobě a to tak, že jsou naskenovány do záložky „Dokumenty“ v ISKP14+. V případě faktur a úhradových dokladů jsou dokumenty naskenovány jako jednotlivá pdf dle konkrétního druhu obsažených dokladů (v jednom samostatném pdf pouze faktury, v dalším pouze úhradové doklady). Všechny ostatní přílohy (předávací protokoly, smlouvy, doklady o zaúčtování atd.) by měly být vloženy jako přílohy přímo k jednotlivým účetním dokladům v systému.
Nejčastější chyby při zadávání záznamů na soupisku dokladů nebo dokládání příloh apod. naleznete v sekci Metodika v připojených souborech zde.
Ano. Zálohové faktury se zapisují zvlášť jako samostatný účetní doklad. Z nich jsou také stanoveny prokazované způsobilé výdaje. Vyúčtovací faktury se v případě, kdy jsou vystaveny na nulovou hodnotu, nezapisují. Pouze se přikládají k zálohovým fakturám. Jestliže je konečná faktura vystavena na částku, ze které chce žadatel nárokovat způsobilé výdaje, je nutné ji do soupisky zapsat. Přesto, že na zálohové faktuře není DPH vyčísleno, způsobilé výdaje se o něj ponižují.
Do kolonky „Číslo účetního dokladu v účetnictví“ se zapisuje variabilní symbol uvedený na faktuře. V případě, že faktura neobsahuje VS zapíše se číslo faktury.
Pakliže účetní doklad neobsahuje DUZP použije se pro zápis do ISKP14+ datum vystavení účetního dokladu. V případě smluvního plnění, kdy neexistuje účetní doklad (faktura), ale zápis je proveden na základě smlouvy, použije se jako DUZP datum podpisu smlouvy. V případě nájemného se použije jako DUZP datum úhrady (v případě více úhrad to bude datum první úhrady).
Částky v ŽoP je nutné zapsat tak, aby automatický součet obou zapsaných částek v systému (částky bez DPH a částky DPH) odpovídal částce k úhradě, která je uvedena na účetním dokladu.
Příklad:
| Cena bez DPH | DPH | Celkem k úhradě (uvedeno na faktuře) | |
| 64 268,79 Kč | 13 487,21 Kč | 77 756 Kč | Zápis v ŽoP bude odpovídat zápisu na faktuře včetně zápisu 2 desetinných míst |
| 111,00 Kč | 23,31 Kč | 134,00 Kč | Na faktuře je částka k úhradě zaokrouhlena, proto i v systému musí být částka DPH zapsána zaokrouhleně, aby se automatický součet shodoval s částkou na faktuře. |
V případě přepočtu zahraničních faktur na Kč se výsledná částka zaokrouhluje na 2 desetinná místa matematicky. Prokazované způsobilé výdaje se taktéž zaokrouhlují na 2 desetinná místa matematicky.
Úhrady účetních dokladů musí být provedeny pod správným variabilním symbolem, musí být zaslány na správné číslo účtu dodavatele. V případě úhrad v hotovosti musí být pokladní doklad orazítkován dodavatelem. Jestliže není úhrada provedena dle těchto pravidel, musí být doloženo potvrzení od dodavatele (vzor je umístěn na v sekci Metodika na webových stránkách API). Pokud je úhrada provedena společně s více fakturami, resp. částka úhrady neodpovídá hodnotě faktury, je nutné dodat faktury, které jsou součástí úhrady, příp. doložit potvrzení o zaplacení od dodavatele. Na bankovním výpise musí být zobrazen název banky nebo její logo, číslo účtu žadatele nebo jeho název.
Každý takový doklad je nutné zapsat vícekrát, jelikož k danému zápisu v ŽoP je možné přiřadit právě jednu rozpočtovou položku.
V případě nárokování nižších způsobilých výdajů (než je základ bez DPH v případě plátce DPH, příp. celkové hodnoty faktury v případě neplátce) musí žadatel vysvětlit důvod. Buď označí pouze položky z faktury, které si nárokuje nebo doloží vysvětlení na požádání v doplnění. Vysvětlení uvede v poznámce daného účetního dokladu.
Metodika umožňuje zápis částek účetního dokladu pouze v měně Kč. Účetní doklady vystavené na částky v zahraniční měně je nutné převést na Kč. K tomuto přepočtu musí být použit kurz ČNB ke dni vystavení faktury (pole Celková částka bez DPH uvedená na dokladu a pole Celková částka DPH uvedená na dokladu). V případě přepočtu do způsobilých výdajů (pole Částka bez DPH připadající na Prokazované způsobilé výdaje a Částka DPH připadající na Prokazované způsobilé výdaje – pouze v případě způsobilého DPH) se přepočítává kurze ČNB ke dni úhrady, podrobněji zde.
Smlouvu k bankovnímu účtu, na který žadatel požaduje proplatit dotaci, je nutné doložit naskenovanou v „Dokumentech“ ŽoP, nejlépe v každé etapě. Smlouvu je možné nahradit potvrzením banky o vedení účtu.
V ISKP14+ je možné na záložce „Plné moci“ evidovat dva typy plné moci:
Typ plné moci „elektronická“ – plná moc musí být v systému MS2014+ el. podepsána zmocnitelem i zmocněncem.
Typ plné moci „papírová“ – plná moc musí obsahovat úřední ověření podpisu a doložku o konverzi a zároveň musí být v systému MS2014+ el. podepsána zmocněncem.
Součástí kontroly ŽoP je také kontrola data skutečného ukončení dané etapy. U víceetapových projektů musí žadatel vždy založit trvání etapy v ZoR na záložce „Etapy“. U jednoetapových projektů stačí vyplnit skutečné trvání etapy v „Harmonogramu projektu“ v ZoR.
